遠距工作

你也遠距工作了嗎? 在家辦公5大利器推薦!

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遠距工作模式(在家工作)

新冠肺炎延燒至今,已經影響了全世界幾乎所有的企業和經濟,而每個國家中部分公司企業為了避免群聚感染等風險,並同時維持公司的生產及運作,已都讓員工在家工作,開啟所謂的『遠距工作』模式來進行辦公以及防疫。

遠距工作的意思,基本上指的是不在公司內進行工作任務,而是在其他地方進行,這邊通常是在家中,而這種工作模式,並不是第一次出現,在歐美國家早已盛行一段時間,因為遠距工作確實可以帶來效率,哈佛大學一份研究報告指出,員工可選擇地點工作時,員工的效率可以提昇提升 4.4 % 的效率,而這4.4%的效率,則為美國經濟帶來13億美金的成長。

只是最近再次成為話題,而這一次不是因為趕潮流,而是來自實際的需求。

遠距工作

遠端工作優缺點

首先,先來了解一下這樣的模式,它的優缺點:

優點

  1. 工作時程安排,可以更靈活自由
  2. 工作效率提升
  3. 減少通勤時間,可多出時間來有效利用

缺點

  1. 公司無法了解員工在家工作的狀況
  2. 外在誘惑比待在辦公室時來得多
  3. 如需開會與溝通時,得透過線上工具來進行,通常效率較不好

既然得在家工作了,姑且不論遠距工作的缺點,也不管是在家或是在公司,能夠適時地完成工作才是最重要的一件事。

然而要有效率地完成任務,我們就必須透過好的工具來協同工作,來達成事半功倍的效果,所謂工欲善其事,必先利其器,有哪些工具是我們在家工作時,可以使用的呢?

這邊介紹5個之前與不同團隊,在協同作業的過程中有使用過的工具。(本篇所介紹的軟體,基本上不考量語系的問題,因為有些工具都只有英文版本,操作上不見得可以適用於每一個人。)

軟體工具推薦

  1. 視訊軟體 Zoom/ Google Meet
  2. 任務管理軟體 Trello
  3. 專案管理軟體 Asana
  4. 溝通通訊軟體 Slack
  5. 遠端控制軟體 Anydesk

工具概略介紹:

1.視訊軟體:Zoom/Google Meet

在遠端工作,免不了一定需要使用視訊軟體,視訊軟體不得不提及近期當紅的Zoom

ZOOM

它是一個可以支援多人在不同地區通話並同時進行視訊的軟體,個人覺得很好使用,簡單操作,視訊品質也很好,然而Zoom近期不斷被發現相關的系統漏洞,以遭致批評及禁用,雖然隨後Zoom在2020年4月底釋出 Zoom 5.0 版本,說明已加強平台的安全防護與隱私功能,但由於進期的一連串的隱私以及資安問題,我們暫時不討論這一款工具。

我們使用另一個也是非常強大的通訊軟體Google Meet。

Google meet

原本Google Meet只能在付費的G suite中使用,但Google近日宣佈進一步讓所有 Googlel 個人用戶(帳號為 @gmail.com 的個人用戶)可免費使用(至2020年9月30日),Google Meet 可與多達 100 人舉行視訊會議,或使用Google Hangouts 同時可與 10 人進行視訊或語音通話。

Google Meet也特別適合中小企業,因為可透過電話號碼參與視訊會議、支援大型會議、會議錄影等功能,為公司提供了安全且可靠的視訊會議,另外,因為使用Google的軟體可以同時也使用Google其他的應用軟體,如Google Drive等,在協同上就非常方便。

2.任務管理軟體Trello

說到任務管理軟體,個人認為很好使用的工具是Trello。

Trello

它是一款協作的任務管理工具,利用「看板區塊」來區分任務類別,這可以能幫助我們來分配以及做日常任務的追蹤,操作上真的很簡單,因為這些看板區塊,只要使用拖拉的方式,即可完成操作,Trello也可以幫助團隊來做專案任務的管理,如分配任務、專案進度管理等,不過專案類的功能,我另外推薦一款軟體來操作,也是接下來要介紹的Asana。

3.專案管理軟體 Asana

Asana 是個人認為在做專案管理時,一款非常實用的軟體工具。

透過Asana可以輕易的管理複雜的專案項目,因為它利用清單的方式來操作,採行項目勾選的方式來做管理分配,另外也有月曆清單模式,成員在哪一天需要做哪件事,一目瞭然,其他功能像是進行任務分配,設定完成時間,指派成員等,功能上已相當完整,目前除了公事之外,我也使用它在非公事的專案項目管控上,真的不錯用,推薦這一款給大家。

4.溝通通訊軟體 Slack

好用的一款團隊溝通工具。

slack

很多公司的溝通會使用line或是wechat微信,但有些功能還是比不上Slack,所以在團隊間的溝通,個人還是習慣使用Slack,比如說透過 Slack 可以直接使用私訊或群組的方式和團隊成員做討論、傳達資訊,不論是重大訊息宣布,或是較為私密的事項,都可以分別地分開,來進行有效的溝通。

而且Slack也有許多貼心的小功能,如留言串這功能,可讓各別議題能夠聚焦討論;或是標記功能,這可以讓專案中重要的成員都能同時收到訊息。Slack功能齊全,小至幾個人的公司,大至上百人的企業,都能利用這個軟體來做有效溝通。

5.遠端控制軟體Anydesk

AnyDesk 是一款方便使用的遠端遙控軟體。

Anydesk

由於遠端工作,不像在公司方便,所以很多時候,當系統或電腦有問題時,需要立即處理,這時候AnyDesk就派上用場,AnyDesk免安裝,它只要使用一組數字就可連線到對方的電腦,方便操作,它可以讓使用者無論身處世界上任何地方,都能夠輕易且快速安全地連線,安全上也是沒有問題,連線時,雙方都必須經過密碼驗證,所有沒有人能夠取得我的 ID 來偽裝成我,AnyDesk在幾秒鐘內即可將對方的桌面轉換成我的桌面來操作。

結語

疫情影響下,如果只能待在家,開啟遠距工作似乎是個不錯的主意,但並非適合所有的產業及工作內容,因為很多工作其實是無法透過遠端的工作模式來操作,比如說司機,水電工等等需要實地才能工作的職業。

然而遠端工作的模式,在以代工產業著稱的台灣中,也僅有少數台灣公司在使用,因為台灣以中小型企業居多,也就是工廠很多,除非工廠已經是高度自動化,人員不必到現場,可採行線上作業,但是事實並非如此。

所幸,台灣目前並不需要實施在家隔離,所以在家工作的情形不多,但藉由這次的疫情,也開始讓台灣許多公司去思考遠距在家工作的可能性。

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